Kāpēc biznesa procesu automatizācija tagad ir loģisks un pieejams solis?

Kāpēc šis jautājums ir aktuāls tieši tagad?

Automatizācija nav jauna tēma — par to runā jau vairākus gadus. Jaunais ir tas, kas mainījies pašā fonā: noteikumi, dati un tehniskais slieksnis. Neviens no šiem trim jautājumiem atsevišķi nebija izšķirošs, bet kopā tie bija pietiekams iemesls pagaidīt.

Pirms gada uz jautājumu «vai mums to vajag tagad» uzņēmums varēja godīgi atbildēt — «vēl nezinām» vai «pagaidīsim, kamēr būs skaidrāk». Tagad uz šiem trim jautājumiem ir konkrētāka atbilde, un tā maina aprēķinu.

Šis raksts neapgalvo, ka jums kaut kas jāsteidzas darīt rīt. Tas parāda, kas tieši ir mainījies, un ko tas praktiski nozīmē — pārējo secinājumu izdariet paši. Ja izlasot secināt, ka jums tas nav aktuāli, arī tas ir godīgs secinājums.

Noteikumi ir kļuvuši skaidri

Viens no iemesliem, kāpēc uzņēmumi automatizāciju atlika, bija neskaidrība — kā mākslīgo intelektu un automatizētus procesus regulē likums. Šis jautājums vairs nav tik atvērts kā pirms diviem gadiem. ES Mākslīgā intelekta akts (AI Act) jau darbojas: 4. pants par MI pratību ir piemērojams kopš 2025. gada 2. februāra, un no 2026. gada 2. augusta nacionālās tirgus uzraudzības iestādes ieguvušas formālas pilnvaras to pārbaudīt.

2026. gada vasarā pieņemtā Digital Omnibus regula 4. panta formulējumu mīkstināja, bet pantu neatcēla un datumu nepārcēla — tas joprojām ir spēkā.

Praksē tas nozīmē, ka uzņēmumam vairs nav jāgaida, «kad būs skaidrība» — tā jau ir, un to var pārbaudīt pašam. Par to, kas tieši 4. pantā rakstīts un kā to izpildīt bez liekas panikas, esam uzrakstījuši atsevišķu rakstu: AI Act 4. pants: kas ir MI pratība. (Šī nav juridiska konsultācija.) Uzņēmumam, kurš MI jau lieto ikdienā, kaut vai pārdošanas e-pastu melnrakstiem, šī skaidrība nozīmē, ka nākamais solis ir dokumentēt, ne izgudrot no jauna.

Dati vairs nav jāsūta neskaidrā virzienā

Otrs biežais iebildums pret automatizāciju bija dati — bailes, ka klientu informācija vai iekšējie dokumenti aizceļos kaut kur, kur uzņēmums to vairs nekontrolē. Šodien apstrādi var uzbūvēt citādi: procesa sākumā izlemj, kura informācija drīkst iziet ārpus uzņēmuma un kura paliek iekšā. Piemēram, iekšējs pieprasījums var palikt uzņēmuma sistēmā, un uz āru iziet tikai jau apstiprināta atbilde.

Tas nenozīmē absolūtu drošību — tādu godīgi nesola neviens. Tas nozīmē, ka kontrole pār to, kas tiek nosūtīts un kas ne, ir uzņēmuma rokās, un šo robežu var pārbaudīt, nevis tikai uzticēties solījumam. Šo robežu var arī vilkt pakāpeniski — sākumā piesardzīgāk, vēlāk paplašinot, kad process ir sevi pierādījis.

Ieejas slieksnis ir kritis

Vēl nesen automatizācija nozīmēja lielu projektu: mēnešiem ilgu integrāciju starp sistēmām, kas beidzās vai nu ar rezultātu, vai ar pusgatavu risinājumu, kas paliek plauktā. Tagad e-pastu, tabulu, CRM un paziņojumus var savienot pa posmiem, sākot ar vienu procesu, ne ar visu uzņēmumu uzreiz.

Praktiski to dara ar darbplūsmu rīkiem, piemēram, n8n — tas ļauj sākt ar vienu konkrētu soli, piemēram, paziņojumu par jaunu pieprasījumu, un pēc tam pievienot nākamo, nepārrakstot iepriekšējo no jauna.

Pirmais solis var būt tikai paziņojums par jaunu pieprasījumu, lai tas nepazūd starp e-pastiem. Nākamais solis, pievienots vēlāk, jau var šo pieprasījumu ierakstīt CRM vai tabulā — bez vecās daļas pārrakstīšanas no jauna. Katrs solis ir mazs un pārbaudāms, tāpēc kļūda vienā solī neapdraud visu sistēmu.

Zemāks slieksnis nemaina pašu jautājumu, vai automatizācija ir vērta. Tas maina to, cik lēti uz šo jautājumu var atbildēt tieši jūsu procesam.

Klienti meklē citādi

Mainījies ir arī tas, kur cilvēki uzdod jautājumus. Arvien vairāk potenciālo klientu jautā ChatGPT vai Gemini, nevis ievada meklējamo Google, un sagaida gatavu atbildi, nevis saišu sarakstu. Uzņēmums, kura procesi un mājaslapa šim modelim nav gatavi, atbildē vienkārši neparādās — neatkarīgi no tā, cik labs ir pats piedāvājums.

Tas nenozīmē, ka klasiskā Google meklēšana pazūd — tai klāt nāk jauns, straujāk augošs ceļš pie informācijas. Tas ir vairāk nekā mājaslapas jautājums: cik ātri uzņēmums atbild uz pieprasījumu, cik konsekventa ir informācija dažādos kanālos un vai to var viegli citēt. Rezultātā priekšrocība pāriet nevis uz to, kurš skaļāk reklamējas, bet uz to, kuru AI atrod un saprot vislabāk. Par šo tēmu plašāk rakstām atsevišķi: kas ir AEO un GEO un kāpēc tas ir svarīgi.

Kā tas izskatās praksē

Šie nav abstrakti argumenti — tie balstās uz darbu, ko esam paveikuši:

• Ikdienas konkurentu cenu monitorings. Vienam klientam katru dienu jāseko konkurentu cenām pa kategorijām, ar pārrēķinu uz cenu par kilogramu. Gatavie rīki šādu pārrēķinu nedara, tāpēc process tika būvēts no jauna un tagad katru rītu apkopo jaunākās cenas gatavā pārskatā.
• citadel.lt — cenu un atlaižu maiņa simtiem preču vienā piegājienā, nevis pa vienam ierakstam.
• hybridenergy.lt — katalogs pārcelts uz jaunu platformu, nezaudējot vietu Google.
• 787bro.lv — satura publicēšana trīs valodās automātiski; klients rediģē pats.
• Personīgs palīgs uz darba e-pasta. Lasa iesūtni, sagatavo melnrakstus pēc konteksta un paceļ svarīgo augšā; katru vēstuli pirms nosūtīšanas izlasa cilvēks. Sīkāk: AI aģents uzņēmumam.

Katrs no šiem piemēriem sākās kā viens konkrēts process, ne kā liels pārveides projekts vai abstrakta «digitalizācijas stratēģija».

Ar ko sākt, ja gribat pamēģināt

Nav jāsāk ar visu uzreiz, un nav jāzina iepriekš, kā izskatīsies gala rezultāts. Trīs soļi der lielākajai daļai uzņēmumu:

• Atrodiet vienu procesu, kur atkārtojas manuāls darbs. Piemēram, pieprasījums no mājaslapas, kas jāpārkopē e-pastā un pēc tam CRM.
• Uzrakstiet, kā process notiek šobrīd, soli pa solim. Bieži jau šajā solī atklājas, ka pats process ir jāmaina, ne tikai jāautomatizē.
• Automatizējiet vienu posmu un vērojiet, kas mainās. Tikai tad pievienojiet nākamo — tā kļūda, ja tāda ir, paliek maza un labojama.

Godīgas robežas

Tikpat svarīgi ir pateikt, ko automatizācija nedara — tā ir šīs mājaslapas pieeja visur, ne tikai šajā rakstā:

• Ne katru procesu ir vērts automatizēt. Ja kaut kas notiek reizi mēnesī un aizņem desmit minūtes, tas neatmaksāsies.
• Automatizācija nesalabo salauztu procesu — tā to paātrina. Ja process jau tagad rada kļūdas vai neskaidrību, vispirms jāpārtaisa process, tikai tad to automatizēt.
• Lēmums paliek cilvēkam tur, kur ir kļūdas cena. Automatizācija sagatavo un paātrina, bet galīgo izvēli situācijās, kur kļūda maksā dārgi, pieņem cilvēks.
• Mēs nesolām aizvietot darbiniekus un nesaucam procentu, cik daudz laika tas ietaupīs. Katrā uzņēmumā tas ir citādi, un skaitlis bez konteksta būtu izdomāts.

Ja jūsu process neiekļaujas nevienā no šiem punktiem, tas nozīmē tikai to, ka automatizācija šobrīd nav prioritāte — ne to, ka esat kaut ko palaiduši garām. Lēmumu, kur un cik dziļi automatizēt, katrā ziņā pieņemat jūs.

Biežāk uzdotie jautājumi